Nở rộ dịch vụ cho thuê “văn phòng ảo”

“Văn phòng ảo”, thuê chỗ ngồi để làm việc... ngày một nở rộ nhằm giải bài toán kinh tế cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập, văn phòng đại diện các công ty nước ngoài tại Việt Nam... Tính đến nay ở TP.HCM có không dưới 20 doanh nghiệp, đơn vị kinh dinh dịch vụ này.

Đắt hàng “địa chỉ đẹp”

Chị Trần Lê Thùy, giám đốc một công ty tham vấn có hội sở tại nhà riêng trong con hẻm khá vằn vèo của Q. Bình Thạnh, cho biết: “Trước đây mỗi lần khách hàng tìm đến công ty lại thở than sao công ty ở chỗ tìm mòn mắt mới thấy. Một số đối tác muốn kết liên để làm ăn cũng góp ý sao công ty lại ở trong hốc thế kia, làm ăn gì được. Qua tìm hiểu trên mạng, tôi quyết định thuê một “văn phòng ảo” tại đường Lê Thánh Tôn, Q.1”.

Mobile marketing iNET,Digital marketing vietnam,loto xo so

Chị Thùy ước lượng uổng bỏ ra cho một địa chỉ đẹp chừng 3 triệu đồng/năm, không đáng bao lăm mà công việc giao tiếp lại tiện lợi. Khách hàng không còn e sợ mỗi khi giao tiếp với công ty chị nữa. Văn phòng ngày nay nằm trên tầng 6, bài trí khá đẹp mắt, có đủ máy lạnh, máy in, điện thoại. So với văn phòng 15m2 trước đây bộn bề đồ đoàn, khách tới không có chỗ để xe thì vị trí này được chị Thùy cho là rất thoải mái, tây riêng và lịch sự.

Không riêng chị Thùy, ngày một nhiều công ty chọn cách thuê “văn phòng ảo” để tiện tặn uổng. Hiểu đơn giản, “văn phòng ảo” là dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ giao tiếp đẹp, tiện lợi cho việc xây dựng hình ảnh và xúc tiếp với khách hàng, có viên chức trực điện thoại, thơ dại, có chỗ tổ chức họp. “Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp, viên chức có thể không có mặt làm việc mà chỉ đến vào những lúc cần tiếp khách, nhận thơ dại. Gần như tất cả công việc được thực hành bên ngoài như quán cà phê, nhà riêng... Cách làm này sẽ giúp tiện tặn được uổng thuê văn phòng theo kiểu truyền thống rất nhiều” - bà Trần Thị Mỹ Hạnh, trưởng bộ phận dịch vụ văn phòng Công ty Fimexco, cho biết.

Sau sáu năm kinh dinh dịch vụ cho thuê “văn phòng ảo”, đến nay Công ty Fimexco đã gần đầy kín giao kèo thuê văn phòng. Ở sảnh tiếp tân, người tới giao tiếp thường rất sửng sốt với những tấm bảng dày khít tên các công ty. Các doanh nghiệp có nhu cầu thuê “văn phòng ảo” thường có đề nghị công việc không cần giao tiếp nhiều, ít viên chức hoặc các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn e sợ chuyện lời lãi, nếu đầu tư nhiều uổng vào tiền thuê mặt bằng cũng khá mạo hiểm. “vì thế nhiều doanh nghiệp vừa thành lập, thuê “văn phòng ảo” một thời kì sau đó quay sang thuê văn phòng thật để phát triển việc kinh dinh” - bà Hạnh nói.

Một gói giao kèo “văn phòng ảo” thường có giá trị trong vòng một năm, tùy theo địa thế, trang thiết bị văn phòng mà giá cao thấp khác nhau. chả hạn, nếu khách cần địa chỉ đẹp để giao tiếp thơ dại chỉ cần thuê văn phòng nhỏ ở các con đường trọng tâm như Lê Thánh Tôn, Lý tự tôn (Q.1). trái lại, nếu có nhu cầu tiếp khách trực tiếp, họp hành thẳng thớm sẽ thuê văn phòng tương đối rộng rãi, ở khu vực có đường hai chiều như Nguyễn Hữu Cảnh (Q.1), Nguyễn Văn Trỗi (Q. Phú Nhuận). Ông Trần Thanh Hùng, trưởng tổng giám đốc Công ty Central Office, cho biết thêm: “Tùy theo các đề nghị đó mà mức giá chúng tôi đưa ra cũng có sự dị biệt về dịch vụ, từ các nhân tố cơ bản nhất của văn phòng đến dạng văn phòng cao cấp...”. “Văn phòng ảo” của công ty ông Hùng có giá 900.000-3 triệu đồng/tháng vì nằm trên tầng 16, có khung cảnh đẹp và địa chỉ đắc địa (đường Lê Thánh Tôn, Q.1).

Bàn có 10 giám đốc

Thật khó mường tưởng cảnh 10 vị giám đốc của 10 công ty lại có thể ngồi sát cạnh nhau trong một căn phòng, thay vì mỗi người một phòng riêng thênh thang. Tuy nhiên điều này là có thật, với dịch vụ cho thuê chỗ ngồi, san sớt văn phòng đang nở rộ tại TP.HCM.

Với dịch vụ này, một phòng có nhiều bàn được ngăn ra để các giám đốc của nhiều công ty cùng ngồi làm việc. Một gói dịch vụ thường gồm: bàn rộng 1-1,2m, ngăn cách với các bàn khác, có điện thoại, fax, được dùng máy in, có viên chức dọn vệ sinh mỗi ngày. Giá nhàng nhàng của một chỗ ngồi tại văn phòng san sớt ngả nghiêng 1,5-3 triệu đồng/tháng tùy vị trí của tòa nhà, giao kèo nửa năm hoặc một năm. Một văn phòng san sớt có 8-10 chỗ ngồi, trong giờ làm việc cũng hệt như văn phòng của một công ty vì các giám đốc sau một thời kì thuê đều trở thành thân quen, nườm nượp, thậm chí rủ nhau đi ăn cơm và san sớt những khó khăn trong công việc. Họ cũng bài trí bàn làm việc của mình đẹp mắt với hoa tươi, lịch để bàn, khung ảnh gia đình.

Ông Trần Minh Hải, giám đốc một công ty dịch vụ vận chuyển, kể: “Từ đầu tôi đã xác định công việc của mình không cần văn phòng rộng, chỉ cần có một địa chỉ cho khách hàng biết có công ty tồn tại nên tôi thuê chỗ ngồi làm việc được sáu tháng nay. Việc ai người nấy làm nên cũng không phiền nhiễu gì”. Mỗi khi khách có nhu cầu môi giới nhà đất, ông thường đến chiêu đãi sở để luận bàn. Khách nào muốn gặp ở công ty cho tiện, ông tiếp ở bàn dành cho khách gần quầy tiếp tân. “Làm việc như thế cũng vui, khi kế bên mình là giám đốc của rất nhiều công ty nên tôi cũng hiểu thêm về các lĩnh vực khác. Nếu ai hôm đó không thấy đi làm là mọi người lại hỏi thăm. Đầu năm chúng tôi cũng góp nước ngọt, bánh mứt để liên hoan chung” - ông nói. Trong giao kèo thuê, ông Hải cho biết bên công ty cho thuê cũng quy định một số điều như thường được làm ồn, quy định thời kì làm việc, nếu làm quá giờ sẽ không được dùng máy lạnh, giữ giàng trang thiết bị... của văn phòng.

mập mờ thật ảo

Việc cho thuê “văn phòng ảo”, văn phòng san sớt tưởng chừng đơn giản nhưng cũng phát sinh lắm vấn đề rối rắm. Bà Mỹ Hạnh cho biết: “Dịch vụ “văn phòng ảo” thường bị các công ty không ký giao kèo thuê dùng chui địa chỉ, hoặc các công ty hết hạn thuê “văn phòng ảo” không chịu ký tiếp giao kèo nhưng vẫn “lẳng lặng dùng”, các trường hợp này làm chúng tôi tốn rất nhiều thời kì giảng giải khi các cơ quan chức năng hoặc khách hàng của họ tìm đến công ty”.

Cái khó ló cái khôn, để hạn chế việc khách hàng đến công ty không gặp ai và những rối rắm trong nhân sự, một số công ty cho thuê văn phòng đã mau chóng vận dụng công nghệ thông báo vào việc quản lý. “Chỉ cần cấp cho khách thuê văn phòng một account trên mạng của công ty, sau đó chúng tôi sẽ cập nhật đầy đủ thông báo những ai đến giao tiếp, các hóa đơn khách phải tính sổ...

Khách chỉ cần đăng nhập và theo dõi, thay vì phải gọi điện thoại hoặc đến công ty giải quyết” - ông Thanh Hùng cho biết. Tuy nhiên, giải pháp quan yếu và thúc bách nhất vẫn là từ gốc vấn đề: “nguyên do chính là hiện, điều kiện cấp giấy phép kinh dinh không đề nghị giao kèo cho thuê mặt bằng, các doanh nghiệp nếu muốn có thể lách luật, lập địa chỉ ma rất dễ dàng và gây rất nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp cho thuê văn phòng dạng này. Chính bởi thế, chúng tôi rất mong sở kế hoạch và đầu tư sẽ có những giải pháp ăn nhập hơn để kiểm soát chặt đẹp vấn đề này”.